ここ数年、Zoomを使ってオンラインミーティングを行うことがよくありますよね。
でも、Zoom参加者として部屋に入ったことがあるけれど、部屋の作り方はわからない!という人はいませんか?
私も、ある日突然上司から「明日のミーティングで使うZoomの部屋を作っておいて」と言われて困ったことがあります。
主催者（ホスト）としてZoomを使ったことがないから、部屋の作り方がわからない!
でも、今さら上司にZoomの部屋の作り方を聞くなんて恥ずかしい…
結局上司に教えてもらったのですが、「事前に知っておけば迷惑をかけなかったのに!」と後悔したことがあります。
この記事では、私のような「Zoom主催者（ホスト）になるのは初めて!」という方向けに、Zoomの部屋の作り方を解説します。
Zoomの部屋の作り方って?事前に知っておくことは?
Zoomの部屋の作り方は、アプリやwebブラウザからZoomミーティングを開催して、参加者を招待する流れが基本です。
主催者（ホスト）は、Zoomにサインインして部屋を作る必要があるため、アカウントがない方は事前に作成しましょう。
- Zoom公式サイトへアクセス
- 「無料でサインアップ」ボタンから作成
- ガイドに従って必要事項を入力
無料版のアカウントでも、Zoomの部屋が作れるよ!
さらにZoomには、参加者をグループ分けした部屋が作れるブレイクアウトルーム機能もあります。
ミーティング部屋とは別に複数の部屋を作る機能で、覚えておくとZoom活用の幅が広がるためおすすめです。
ブレイクアウトルームの作り方についても合わせて解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。
Zoomの部屋の作り方はアプリが簡単!
Zoomにはアプリとwebブラウザの利用方法がありますが、部屋の作り方が簡単なのはアプリです。
Zoomアプリも無料で使えるので、PCやスマホにダウンロードしてみてください。
PCとスマホそれぞれのアプリダウンロード手順は、下記の通りです。
- Zoom公式サイトへアクセス
- ページ下部へスクロールし、「ダウンロード」をクリックする
- 「Zoom デスクトップ クライアント」の「ダウンロード」をクリックする
- ダウンロードされたZoomのファイルをダブルクリックして開く
- アプリのインストールがスタート
「App Store」や「Google Play ストア」から「Zoom Cloud Meetings」をダウンロード
ここからは、すぐにミーティングを開始する部屋の作り方を、PCアプリとスマホアプリでそれぞれ紹介します。
PCアプリの手順
- Zoomアプリを開く
- 「新規ミーティング」からミーティングを開始
- 画面下のタスクバーから「参加者」をクリック
- 参加者の管理画面下にある「招待」をクリック
- 連絡先やメールなど招待方法を選び送信する
- 参加者が招待リンクから入室する
SNSやチャットなどに手動で招待リンクを送付したいときは、招待方法選択画面の左下にある「招待リンクをコピー」を利用すると便利です。
スマホアプリの手順
- Zoomアプリを開く
- 「新規ミーティング」からミーティングを開始
- 画面下のタスクバーから「参加者」をタップ
- 参加者の管理画面下にある「招待」をタップ
- 「メールの送信」「メッセージを送信」「連絡先の招待」「招待リンクをコピー」から招待方法を選択
- 参加者が招待リンクから入室する
私はスマホアプリをよく利用して、Zoomの部屋を作っています。
いつでもどこでも操作できるので、外出中でパソコンを広げられなかったり、移動中に音声のみで参加したりするときに便利です。
Zoomの部屋の作り方には予約できる方法も!
Zoomの部屋の作り方には、ミーティングの開催日時を予約する方法もあります。
大人数が集まるミーティングの時には、当日慌てて招待リンクを送るよりも事前に共有しておきたいですよね。
予約の際は必要に応じて、定期開催するミーティングとして設定したり、入室するためのパスワードを決めたりとオプションもつけられます。
ここからは、ミーティングの日時を予約する部屋の作り方についてみていきましょう!
PCアプリの手順
- Zoomアプリを開く
- 「スケジュール」をクリック
- 「トピック」や「日時」など予約情報を入力する
- 「保存」をクリック
保存後に、登録したカレンダーアプリが自動で開かれる場合もあります。
- Zoomアプリを開く
- 上部のタスクバーから「ミーティング」をクリック
- 確認したいトピック名をクリック
- 「招待のコピー」をクリック
スマホアプリの手順
- Zoomアプリを開く
- 「スケジュール」をクリック
- 「トピック」や「日時」など予約情報を入力する
- 「保存」をクリック
保存後、メールが自動で立ち上がるので参加者のメールアドレスを入力すると招待までスムーズに行えます。
- ホーム画面に戻る
- 下部のタスクバーから「ミーティング」をタップ
- 確認したいトピック名をタップ
- 「予定参加者の追加」をタップ
- 「メッセージを送信」「メールの送信」「クリップボードにコピー」から選択
オプションをつけた部屋の作り方を知っておくと便利!
Zoomの部屋を予約する際につけられるオプションで、代表的なものは下記の通りです。
- 定期的なミーティング（PCアプリのみ）
同じ部屋を複数回利用できるようになります。 - 繰り返し（スマホアプリのみ）
同じ部屋を複数回利用できるようになります。 - パスコード
パスコードか招待リンクを持っている参加者だけが入室できるようになります。 - ミーティングの内容を自動的にレコーディング
- エントリー時に参加者をミュート（PCアプリのみ）
他のオプションが気になる方は、Zoom公式サポートでチェックしてみてくださいね!
Zoom参加者を分ける部屋の作り方はPCで簡単!
Zoomには、参加者をグループ分けした部屋を作る機能もあります。
対面のミーティングでは、全体に情報共有をしたあとグループワークを行い、最後に個々の内容を全体で発表する流れをよく目にしますね。
Zoomのブレイクアウトルーム機能を使えば、参加者をグループ分けした部屋を複数作り、それぞれでやり取りできるのでおすすめです。
- 最大50部屋が作成できる
- 1部屋に入室できる参加者は最大200名
- ホストは部屋を自由に行き来できる
※参加者も設定すれば部屋の行き来が可能に - 部屋同士のやりとりはできない
防音ばっちりの完全個室が用意されているイメージですね。
ブレイクアウトルーム機能はグループワークに限らず、面接や個別の質問会といったシーンにも活用できます。
まずはブレイクアウトルームの設定から
ブレイクアウトルーム機能は、ZoomのWebサイトの設定から機能を有効化しておくことで利用できます。
アプリやスマホからはブレイクアウトルームの設定を変更できませんので、PCで操作しましょう。
- Zoom公式サイトからサインイン
- 「設定」をクリック
- ブレイクアウトルームの項目までスクロールし、ボタンをクリックして有効化
有効化できると詳細の設定項目がスライドダウンしてきます。
必要に応じて、チェックボックスにチェックを入れたら設定完了です!
参加者を部屋に割り振る
Zoom参加者をグループ分けする部屋の作り方には、主に2通りの方法があります。
事前に参加者を割り振っておく部屋の作り方と、ミーティング中に参加者を割り振る部屋の作り方です。
ミーティングの目的や参加者の状況によって使い分けましょう。
事前に参加者を割り振った部屋の作り方
- Zoom公式サイトからサインイン
- 「スケジュール」をクリック
- トピックや開催日時などを入力
- オプション項目の「表示」をクリック
- 「ブレイクアウトルーム事前割り当て」のチェックボックスをクリック
- 「ルームを作成」をクリック
- ルーム数の設定や参加者のメールアドレスを割り当てたいルームへ入力
- 「保存」をクリック
ミーティング中に参加者を割り振る部屋の作り方
- Zoomアプリを開く
- ミーティングを開始
- 画面下のタスクバーから「ブレイクアウトルーム」をクリック
- ルーム数を設定し、割り当てる方法を「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択を許可」から選ぶ
- 「作成」をクリック
まとめ
- Zoomの部屋を作る前に、主催者（ホスト）はZoomアカウントを作成する必要がある。
- Zoomの部屋の作り方は、アプリから操作すると簡単!
- Zoomの部屋の作り方には、予約する方法もある!
- Zoom参加者をグループ分けする部屋の作り方もある!
Zoomの部屋の作り方を覚えれば、オンラインミーティングを自由に主催できます。
主催者（ホスト）としてZoomを操作できるスキルは、ビジネスで重宝されるので知っておいて損はありません。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。
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